Fungsi kontrol manajemen secara umum berarti pengendalian organisasi. Artinya, ini adalah proses di mana suatu organisasi (melalui manajernya) mempengaruhi sub-unit dan anggotanya dalam proses mencapai tujuan dan sasaran organisasi.
Karena organisasi mengembangkan standar dan tujuan, pengendalian harus memastikan bahwa kinerja individu, kelompok, dan organisasi tidak menyimpang dari standar.
Mengontrol tidak boleh dipandang sebagai hal yang negatif – seperti manipulatif kepribadian, nilai, sikap, atau emosi individu. Sebaliknya, manajer hanya membuat aktivitas karyawan tertentu konsisten dengan pencapaian tujuan dan sasaran organisasi.
Memantau dan Mengontrol Kinerja
Pengendalian menyangkut pemantauan dan mempengaruhi beberapa jenis kinerja:
- Individu – Kinerja tugas individu – diukur dengan efisiensi dan efektivitas.
- Kelompok – Kinerja kegiatan kelompok – diukur dengan efisiensi dan efektivitas – tetapi juga untuk menentukan apakah interaktivitas mencapai tingkat fungsi tim.
- Organisasi – Ini menyangkut tujuan dan sasaran ekonomi (keuangan, operasional), sosial, dan lingkungan (non-keuangan).
Dengan demikian, manajer di semua tingkat organisasi terlibat dalam proses pengendalian.
Kontrol umumnya dianggap sebagai bagian dari sistem atau proses untuk membuat proses dan aturan tertentu diikuti dan hasil diperoleh.
Pengaruh kontrol, bila dirancang dengan benar, adalah untuk meningkatkan kinerja perusahaan.
Bagaimana Proses Pengendalian Manajemen?
Kontrol Manajemen terdiri dari langkah-langkah berikut:
Standar Kinerja
Langkah pertama adalah menetapkan standar kinerja. Standar tersebut harus berupa tujuan dan sasaran. Ini harus mengalir dari misi dan visi organisasi. Standar harus mampu penilaian – spesifik dan terukur.
Mengukur kinerja
Langkah selanjutnya adalah mengukur kinerja. Metode untuk mengukur kinerja akan bervariasi berdasarkan jenis kinerja yang diukur. Saat mengukur kinerja berdasarkan jenis metrik:
- Leading Indicator – Jenis metrik ini berfungsi untuk memprediksi arah perusahaan dalam hal kinerja.
- Indikator Pacing – Jenis metrik ini menunjukkan bahwa perusahaan berada di jalur yang tepat untuk memenuhi standar yang teridentifikasi.
- Indikator Lagging – Jenis metrik ini menunjukkan di mana kinerja gagal memenuhi harapan.
Bandingkan Kinerja Aktual Terhadap Standar
Langkah selanjutnya adalah membandingkan tingkat kinerja dengan harapan. Bentuk umum dari perbandingan adalah audit – pemeriksaan dan verifikasi catatan dan dokumen pendukung. Dua bentuk umum audit meliputi:
- Audit Anggaran – Audit anggaran memberikan informasi tentang di mana organisasi berada sehubungan dengan apa yang direncanakan atau dianggarkan.
- Audit Kinerja – Audit kinerja mungkin mencoba untuk menentukan apakah angka yang dilaporkan merupakan cerminan dari kinerja yang sebenarnya.
Sejauh mereka berfungsi sebagai metrik kinerja terdepan, tertinggal, dan mondar-mandir, mereka memungkinkan manajer untuk mengambil tindakan korektif pada setiap penyimpangan dari tujuan sebelum terlalu banyak kerusakan yang terjadi.
Tindakan perbaikan
Langkah selanjutnya adalah mengambil tindakan korektif yang diperlukan ketika kinerja menyimpang secara negatif dari tujuan kinerja. Tindakan korektif dapat melibatkan memotivasi kinerja atau menyesuaikan standar. Ini tentu membutuhkan pemahaman yang jelas tentang apa yang menimbulkan penyimpangan dari standar
Mengontrol di berbagai unit atau fungsi organisasi bisa menjadi sangat kompleks.
Apa itu Sistem Kinerja Manajemen?
Organisasi semakin menggunakan sistem manajemen kinerja untuk menerapkan Proses Pengendalian Manajemen.
Beberapa Sistem Kinerja Manajemen yang paling umum dikenal meliputi:
- Manajemen berdasarkan Tujuan , dan
- Kartu Skor Berimbang .
Beberapa pendekatan umum lainnya meliputi:
- Prisma kinerja,
- Manajemen Berbasis Aktivitas,
- Manajemen Biaya Strategis,
- Jaminan Kualitas, dan
- Kontrol Ramping.
Keuntungan dan Kerugian Kontrol Organisasi
Kontrol organisasi memberikan banyak keuntungan:
- Pelacakan – Perusahaan dapat melacak apakah mereka memenuhi tujuan dan sasaran sesuai dengan strategi organisasi.
- Pemangku Kepentingan Eksternal – Ini memberikan jaminan kepada pemangku kepentingan pihak ketiga bahwa sistem kontrol sudah ada.
Kerugian utama meliputi:
- Biaya – Para ahli dari jenis kontrol ini adalah akuntansi dan biaya operasional implementasi.
- Biaya Budaya – Seringkali, sistem kontrol dapat menciptakan stres, permusuhan, persaingan, dan konfrontasi dalam organisasi.